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しるろぐ

いろいろ書きます。

タスクの書き方 - 終了条件と却下条件で判断を迅速に行う

2年目の新人が去年1年間を振り返りつつ今年の新人にアドバイスする、という勉強会を社内でやっていて、拙いながらもそこで発表してきました。
いくつかアドバイスしたことがあるのですが、社内の機密情報なども含まれるので、一部だけ取り出してブログ用に書き直したいと思います。


今日のテーマは、タイトルにもあるとおり『タスクの書き方』です。
タスクを書くときに「○○をする。□□ができたらオッケー」という終了条件や、「○○をする。ただし△△になったら不要」という却下条件を書くと、タスクの選択や確認、棚卸しが捗るという話です。


大量のタスクがあると良く分からなくなる

仕事をしていると、次から次にやりたいことが沸いてきて、頭の中だけで整理するのは難しくなってきます。大抵の人は、やりたいことを紙にリストアップしたり、webサービスなどで管理したりすると思います。
しかし、何も考えずにタスクを追加していくと次のような問題が起こります。


  • このタスクが何のために存在するのか分からない
  • 検証とか言ってもどこまでやればいいのか分からない
  • どういう状況下でこのタスクが必要になったのか分からない


プライベートのタスクで、数が少ない内はあまり気にならないかもしれません。
しかし、チームで作業する場合は、参加者が思い思いに追加していくと大変なことになります。特にアジャイル開発では、誰がどのタスクを行うかは作業するまで分からないため、すべてのタスクを理解する必要があります。
定期的な棚卸しである程度は解決できますが、できれば何もせずに共有できると嬉しいです。


そこで、あまり棚卸しをせずとも、みんなが理解しやすいようなタスクの書き方を考えてみようと思います。
例はかなり簡略化しているので、実際に書くときはもっと丁寧に書きましょう。


1. 理由:なぜそのタスクが必要なのかを書こう

タスクがたくさんたまると、どのタスクを優先的に作業するかという話し合いが必要になります。
このとき、タスクの説明に理由が書いてあると、どの程度重要でいつやればいいのかという判断に役立ちます。
また、このタスクをやるとどのようなメリットがあるのか、このタスクをやらないとどのような驚異があるのかをしっかり書くことでチームのみんなを説得しやすくなります。

バナナを買いたい

OK:バナナジュースが飲みたいです。

 

2. 終了条件:どうなったらタスクを終了して良いのかを書こう

「アイコンを自由に設定できるようにする」、「イベントページのバナーを作る」のような具体的なタスクの場合、アイコンが自由に設定できるようになったか、イベントページのバナーができたか、を確認すれば、タスクが終了か終了でないかを判断することができますが、競合他社の調査やミドルウェアの検証、ページ高速化などでは、どの程度までやれば良いか分からないことがあります。
そんなときは、

  • 数値目標を立てる
  • 作業時間を設定する
  • 「テストが通るまで」「○○が動くまで」等の基準値を作る

と良いです。

ページの表示を速くしたい

NG:最近重たくなってきたので早くしたいです
OK1:すべてのページで平均表示時間を0.2秒以下にしたいです
OK2:今日一日がんばれるとこまでがんばってください

OK1の場合、タスクの依頼者は、すべてのページで平均表示時間が0.2秒を切っているかを確認します。切っていればタスクを終了、そうでなければ、担当者にタスクを戻します。

○○のかわりに△△が使えないか検証してみる

NG:簡単に変えれそうなら△△のほうがナウいので変えたいです
OK3:まずは、開発環境で□□のサービスを動かすところまで試してみてください。問題なければ構築手順等のまとめは別タスクでお願いします
OK4:●●を使ってベンチマークとってどれぐらい性能あがるか計測してくださいな

OK1の場合、タスクの依頼者は、開発環境で□□のサービスが正常に動いているかを確認します。動いていれば終了し、構築手順をまとめるなど、次のタスクを依頼します。なにかエラーを吐いていれば、エラーを担当者に教えてタスクを戻します。


3. 却下条件:どう状況が変わったらタスクをやらなくて良いかを書こう

長い間放置されていたタスクは、本当に今も必要なのでしょうか?

  • 既に別のタスクで解決されていた
  • 方針を転換したので不要になった
  • 依存していたタスクが却下されたので不要になった

というようなことはないでしょうか?
このようなときに、却下条件を書いておくと判断が楽になります。
却下条件と言っても、「○○だったら却下します」と書くのではなく、理由や背景とあわせて書きます。

バナナを買いたい

NG:バナナジュースが飲みたいです。
OK1:牛乳の賞味期限が近いので、バナナジュースとして飲みたい
OK2:もうすぐおやつの時間なので、バナナジュースを飲みたい

OK1の場合、賞味期限切れの牛乳を他の用途で使用した場合や、賞味期限が切れてしまった場合、バナナを買う必要はありません。
OK2の場合、おやつの時間を過ぎたらバナナを買う必要はありません。


まとめ

今日は、タスクの書き方について書いてみました。
複数人でタスク管理をすると、タスクリストがどんどん煩雑になってしまいます。
ここに書いた以外にも、こうするともっとわかりやすいんじゃないかな、というのは色々浮かぶと思うので、一度プロジェクト内でタスクの書き方について話し合ってみると良いでしょう。