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しるろぐ

いろいろ書きます。

ミーティングを開催する上で大事なこと

仕事

去年の末ぐらいに、社内の後輩向けにちょこっと書いたやつを、やばい表記だけ消してほぼそのままコピペしてみる。
タイトル通りの内容です。
ちょっと不親切過ぎたので、追記した。

M:tGじゃないです!!(2013-09-26追記)

資料を丸コピしすぎてMTGと略語で書いていたら、Magic: the Gatheringがどうのこうのってコメント欄で言われていたので置換しました。

対象とするミーティング (2013-09-27追記)

以下の内容は、企画の詳細詰めなどの「意思決定」や、具体的な議題について話し合う「問題解決」、反省会などの「評価」を行うためのミーティングを対象としています。ブレストなどの「アイデア出し」や、報告会などの「情報共有」は対象にしていません。

具体的に例を出すと、「来月からやるイベントのたたき台を考えてきたんだけど、今から話すので意見ください、そしてしっかり固めてスケジュールに落とし込みましょう!」みたいなミーティングです。
アイデア出しに関しては、ダレないように議題とケツさえしっかり決めてれば結構自由にやればいいんじゃないかなって思ってます。情報共有はミーティングするの無駄なので、メールなり社内ポータルなりでよしなにしてくださいってスタンスです。

1. 資料がある場合は事前に見てもらおう

ミーティングでは時間は貴重な資源です。
事前に準備してもらうことで、有意義な意見の交換に時間をさけるようにしましょう。
なにを話したいか議題を共有することも重要です。

ex) wikiに今日の議題と仕様書をまとめましたので、お時間のある方はお目通しいただけるとありがたいです。

2. ミーティングがはじまったらまずは議題を共有しよう

  • 何のためのミーティングか
  • すでに決定していること/していないことは何か
  • このミーティングで何を決定したいのか
  • どういう部分に気をつけてミーティングに参加してほしいか

を共有するだけで、参加者の聞き方や質問が変わってきます。
話し終わったあとに「結局何がしたいんですか?」と言われてしまうようだと、
それまで情報共有したことは、目的意識のないまま流れてきた情報なのであまり意味がないです。

3. 資料を事前に読んでもらっても、情報を共有しよう

事前資料に目を通さない人もまれにいるので、ミーティングの最初にさらっと資料に書いてあることを説明しましょう。
モニタに表示していると全員が読み終わるまで次の画面に移動できないので、急ぎの場合は印刷したものを用意するとよいです。
(簡単なミーティングの場合、印刷はおおげさすぎるので不要だと思うけど)

4. ある程度質問は想定しておこう

とくに新しい機能などの提案をする場合は、

  • それってなんでいれるんですか?
  • その仕様に決定したのはなぜですか?

等、理由が必ずといってよいほど聞かれるので、
あらかじめ回答を用意しておくか、質問される前に共有しておくと良いです。
他にも、よくある質問はいろいろあると思うので、いい感じに回答を用意しましょう。

5. 自分の話が終わったら、参加者に何を求めているか伝えよう

よくありがちなのが、提案が終わったあとに謎の無言タイムが入ることです。

  • ここまでで何かご不明な点はありますか?
  • 以上になりますが、ご質問はあるでしょうか?
  • これをたたき台として○○を考えたいのですがいかがでしょうか?

等、参加者に何を求めてるか伝えましょう。

6. ミーティングが終わったら決定したことをまとめよう

意見がとびかうと、結局どの話でまとまったのか分からなくなるので、

  • 出た意見
  • 決定した意見
  • 決定していないのでまた話し合う機会が必要な意見
  • 決まったアクションプラン

を簡単にまとめて解散します。

解散後は、資料にまとめて、メールやwikiで共有しましょう。

7. ミーティングに参加する人をしぼろう

意見を出さない人は、意思決定の場にいても邪魔なだけです。
その人自身の時間も無駄になってしまうので、あとで議事録を共有するだけに止めましょう。

歴史的経緯とか、その業界とかを知らない人の意見はとても貴重なので新卒の皆さんは会社に染まる前に言いたいことを言いまくりましょう!